A continuación se sugerirá la metodología más efectiva encontrada hasta el momento de preparar, dirigir y documentar reuniones de trabajo.
ARMADO DE UN ORDEN DEL DÍA
- Introducción
Una Orden del Día (OD) es el documento fundamental para la coordinación de reuniones, de forma de lograr obtener los mejores resultados y optimizar el tiempo destinado a la misma. Muchas veces no es fácil coordinar horarios para concretar una reunión entre varios miembros, o bien no pueden realizarse reuniones con tanta periodicidad o duración. Para esto es fundamental que cuando una reunión se concrete se logre que la misma sea eficiente y eficaz, para lo cual se recomienda contar con una OD.
En sí una OD es una planificación previa de la reunión, en la que se prevén todos los elementos centrales de la misma. En general la etapa de planificar es fundamental para direccionar los esfuerzos de cualquier actividad, y las reuniones no son la excepción. Una vez planificada, el documento resultante será la guía para poder conducir la reunión de manera ordenada.
- Elementos principales
Toda orden del día, en general, suele contar con los siguientes elementos, no siendo todos obligatorios según cada caso y según lo acordado con el grupo:
| Elementos | Sub-elementos | Ejemplos |
|---|---|---|
| Elementos generales | Nombre y/o tipo de reunión | "Reunión ordinaria", "Reunión extraordinaria", "Asamblea", "Comisión Directiva" |
| Número de la reunión acompañando al nombre | "Comisión directiva - N° 24" | |
| De tratarse de un tema especial, puede indicarse éste junto al título (Particularmente en reuniones extraordinarias) | "Reunión extraordinaria - N°3 - Selección de miembros" | |
| Fecha y horario de inicio | ||
| Duración y/o la hora de finalización | ||
| Nombre de quien la preside | ||
| Nombre de quien la escribe | ||
| Orden del día propiamente dicha | Temas a discutir | "Recordar tareas", "Debate sobre metodologías de trabajo" |
| Sub-items necesarios de cada tema | ||
| Hora de inicio o duración de cada tema | ||
| Resumen / Acta de reunión | Temas que se discutieron | |
| Propuestas realizadas | ||
| Interrogantes que surjan | ||
| Decisiones tomadas | ||
| Tareas asignadas | ||
| Temas que quedaron pendientes sin discutir | ||
| Fecha de la siguiente reunión |
- Cómo armar una OD
A la hora de armar una OD para una reunión es importante tener en cuenta una serie de pasos o recomendaciones:
- Leer atentamente el resumen de reunión anterior, buscando especialmente:
- Temas que hayan quedado sin resolver
- Temas pendientes que puedan llegar a ser relevantes continuar
- Sugerencia: En caso de trabajar con documentos online o documentos digitalizados, se puede hacer una copia de la reunión anterior y trabajar desde ahí mismo. De esta forma se puede ver fácilmente cada tema, borrar los que no correspondan, y además se conserva el formato.
- Tener presente la planificación a corto o mediano plazo realizada para determinar cuáles son los temas prioritarios para tratar en la reunión
- Reflexionar cuáles serían los objetivos de la reunión
- Establecer los temas a ser tratados
- Dividirlos en sub-temas en caso de necesidad
- Es útil crear ítems que sirvan para guiar las actividades o debates y que no se deje olvidado ningún aspecto
- Para el orden de los temas tener en cuenta la prioridad o la necesidad de tratar un tema antes de poder ver otro
- Escribir los temas de manera propositiva, recordando que quien escribe la orden del día no tiene poder de decisión, sino que está proponiendo una estructura de trabajo. Para este fin es útil abrir interrogantes.
- Escribirlos de forma clara y suficientemente explicativa
- Hacer buen uso del indexado de temas y sub-temas o ítems, esto es, viñetas de distinto orden jerárquico
- Es importante el uso correcto de los diferentes verbos usados en cada tema: Decidir, debatir, establecer, proponer, revisar, recordar, releer, etc.
- Al tratar debates que requieran producción es recomendable armar una propuesta, aunque sea sencilla, para que sirva de marco sobre el cual trabajar, haciendo más eficiente la reunión
- Calcular y establecer los tiempos de cada tema, teniendo en cuenta:
- El tiempo total destinado a la reunión
- Que los temas suelen durar más de lo pensado
- De considerar posibles demoras para el inicio
- Enviar la orden del día por el medio de comunicación establecido
- Preferentemente en PDF o imagen para que todos lo vean en el formato establecido y que no se modifique sin previo aviso, de forma tal que todos tengan la misma información
- Con suficiente anterioridad para que sea leída y recibir dudas y propuestas. Esto permite asegurarse de que todos están de acuerdo con los temas a tratar y de que no se olvide ningún tema importante, considerando el interés de los demás.
CÓMO DIRIGIR UNA REUNIÓN
Quien dirige la reunión tiene una tarea muy importante, ya que será quien marque el ritmo de la misma, facilite la participación de los demás asistentes y se asegure de que no se deje sin tratar ninguno de los temas planificados. Por esta razón suele ser muy beneficioso que la persona que arma la orden del día sea la misma que la preside, y en caso de no ser así, quien la presida debe entenderla y tenerla estudiada con anticipación
Algunos de los aspectos a tener en cuenta son los siguientes:
- Comprender cada tema a ser tratado, sabiendo de antemano qué es lo que se debatirá en cada uno de ellos
- Quien preside tiene la función de guía y no de toma de decisiones
- Es importante consultar regularmente la opinión de los demás en cada momento y fomentar la participación de todos los asistentes
- En caso de llevar una lista de oradores se usará la misma para dar la palabra, caso contrario se debe estar atento a dar lugar a todos de manera equitativa
- Los aportes de cada miembro deben ser valorados y escuchados por todos, por lo que cuando esto no suceda se puede destacar un comentario que no haya sido escuchado por todos los presentes
- Se debe llevar control del tiempo de cada tema
- Un tema puede tomar más tiempo del planificado, y en este caso se debe consultar con el grupo cómo proceder: si se prioriza el tema que se está tratando o bien se lo deja en pausa y se lo sigue la siguiente reunión o se toma alguna otra medida como trabajar extra individualmente
- Es útil intervenir cuando se observa alguna de las siguientes situaciones:
- Un participante está acaparando una discusión o se extiende demasiado en su intervención
- Se están tratando temas ajenos a la reunión por demasiado tiempo
- Se está dando vueltas alrededor de un tema sin enfocar
- Un tema está tomando mucho más tiempo del esperado
- La forma de expresión de algún participante no es acorde a lo esperado o acordado por el equipo
- Quien preside es el encargado de fomentar un determinado clima de trabajo, por lo cual es útil atender a:
- El lenguaje y tono que se utiliza, que sea amable pero a su vez enérgico para mantener las energías del grupo
- Los momentos en que la energía del equipo sube o baja mucho, buscando mantenerla en un nivel que sea propicio para el trabajo
- El discurso que se maneja debe ser pluralista, abarcativo y abierto a las sugerencias, propuestas, dudas, críticas y aportes, fomentando así la participación de todos
CÓMO LLEVAR EL RESUMEN DE REUNIÓN
El resumen de reunión, o acta de reunión, es un documento fundamental en el que se plasma por escrito lo tratado en la reunión, así como las propuestas, tareas, decisiones, ideas o interrogantes que surjan, permitiendo darles continuidad en el tiempo y que no se pierdan. Si bien las reuniones pueden grabarse, el resumen de reunión sirve para captar las ideas centrales, y que todo lo dicho quede registrado de una forma más compacta y accesible, siendo a su vez una herramienta para la difusión y transparencia cuando es utilizada por miembros ausentes o terceros que puedan tener un interés en relación a la reunión.
Para su redacción pueden tenerse en cuenta los siguientes puntos:
- Completar los nombres de los miembros presentes
- Respetar el indexado de los temas y sub-temas, usando viñetas de más o menos jerarquía para ordenar las ideas
- Respetar el formato y fuentes utilizados a lo largo del documento para darle legibilidad y prolijidad, pudiendo usar modificadores del texto (subrayado, negrita, mayúscula, cursiva, colores) para remarcar algunas ideas centrales o que se quiera destacar.
- Tomar notas de forma clara y explicativa, teniendo en cuenta que debe poder entenderse si lo lee alguien que no estuvo presente en la reunión
- Las notas deben incluir todas las opiniones realizadas
- En caso de no llegar a escribir algo se debe pedir al grupo tiempo para hacerlo y si es necesario que se repita lo que se dijo
- En caso de duda, o de que sea algo importante, se debe consultar si están todos de acuerdo en la forma en que se escribe
- Se debe distinguir con claridad entre propuestas, interrogantes, opiniones, tareas y decisiones. Algunas formas posibles a modo de ejemplo:
- Propuestas: Agregar “Propuesta:” antes de escribirla
- Propuesta: Hacer reuniones semanales
- Interrogantes: Acompañarlas de un signo de pregunta
- Es conveniente reunirse cada 7 o 15 días?
- Opiniones: Si es particular se puede agregar el nombre del participante
- Participante X: Una vez por semana permite más seguimiento
- Tareas: Se puede crear una sección de tareas al final y/o remarcarla colocando el nombre del asignado
- Indagar en la disponibilidad horaria de todos los miembros (TAREA - Participante Y)
- Decisiones: Se puede agregar “Se decide” antes de escribirla
- Se decide hacer reuniones semanales
- Propuestas: Agregar “Propuesta:” antes de escribirla
- Al final de la reunión se deben actualizar los documentos que sean necesarios a partir de lo decidido, ya sea Digesto de Disposiciones, Documento de Metodologías de Trabajo y/u otra documentación.
Encontrarás aún más TIPS y consejos prácticos para armar tus reuniones en el siguiente artículo de wiki: TIPS PARA REUNIONES
MODELO DE OD
A continuación se anexa un modelo de orden del día y su respectivo resumen de reunión. Sirve de ejemplo para varias de las explicaciones realizadas previamente. Las aclaraciones sobre cada sección se harán con letra itálica y entre [corchetes] para diferenciar del ejemplo. Archivo:Modelo de Orden del Día y Resumen de reunión.pdf